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AKK zieht Bilanz zum gescheiterten Projekt Educase und fordert klare Verbesserungen
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Die Aufsichts- und Kontrollkommission (AKK) des Kantonsrates zieht eine kritische Bilanz des gescheiterten Projekts «Educase» und stellt fest, dass das Projekt von Beginn an mit Fehlern behaftet war. Basierend auf einem externen Evaluationsbericht unterbreitete die Kommission dem Regierungsrat ihre Feststellungen und Empfehlungen. Die mangelhafte Transparenz und unzureichende Projektführung dürfen sich nicht wiederholen. Die AKK erwartet zudem, dass die Gemeinden in Zukunft proaktiv einbezogen werden. Erfreut ist die AKK, dass der Regierungsrat die Empfehlungen der AKK mit Blick auf das Nachfolgeprojekt «StabiLU» zur Kenntnis genommen und die Umsetzung verschiedener Massnahmen bis spätestens Q3 2024 in Aussicht gestellt hat. Die dazugehörige Botschaft wurde in der Juni Session des Kantonsrates behandelt. Damit schliesst die AKK die Untersuchung «Educase» ab.
Mit dem Projekt Educase wollten der Kanton und die Luzerner Gemeinden eine gemeinsame, gesamtheitliche Administrationslösung für die Volksschule einführen. Es gelang jedoch nicht, den Leistungsumfang gemäss Projektanforderungen und -ausschreibungen umzusetzen, was 2022 zum Projektabbruch führte. Die AKK hat in der Folge durch einen externen Experten die Ursachen untersuchen lassen, die das Projekt scheitern liessen.
Der AKK war es wichtig, dass alle Einflussfaktoren angeschaut und die Rollen aller beteiligten Stellen betrachtet wurden. Dafür erhielt der externe Experte Zugang zu Dokumenten und Protokollen, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen. Weil der Bericht vertrauliche Informationen enthält, kann der Bevölkerung nicht der gesamte Bericht zugänglich gemacht werden. Die Empfehlungen zuhanden des Nachfolgeprojekts können aber veröffentlicht werden:- Bewusste Entscheidung «Make or Buy»: Der Entscheid, ob ein neues Produkt entwickelt werden («make») oder ob eine bestehende Marktlösung («buy») beschafft werden soll, ist zukünftig fundiert und vor der Durchführung der Beschaffung zu fällen.
- Konsequentes Etablieren und Anwenden des Testings: Testprozesse müssen frühzeitig und konsequent etabliert und angewendet werden, um potenzielle Probleme rechtzeitig zu identifizieren. Dem Anbieter und dem Leistungsbezüger muss klar sein, was und wie getestet wird und wann ein Test als erfolgreich gewertet wird.
- Bevorzugte Behandlung von Störungen: Ernsthafte Störungen und Fehler (bspw. Performance-Probleme, das Fehlen wichtiger Funktionalitäten) müssen priorisiert und bevorzugt behandelt werden, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden.
- Einplanung von Restanzen und Fehlern im agilen Vorgehen: Ressourcen sollten so geplant werden, dass flexibel auf Veränderungen reagiert werden kann.
- Beurteilung von Risiken und Qualitätssicherung: Risiken müssen gründlich beurteilt und effektive Qualitätssicherungsmassnahmen implementiert werden.
- Verbesserung der Kommunikation mit Gemeinden und Schulen: Die Kommunikation mit den beteiligten Gemeinden und Schulen muss zukünftig verbessert werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets umfassend informiert sind.
Für die AKK von besonderer Bedeutung ist, dass während dem Projektverlauf die auftauchenden Probleme identifiziert, aber die damit verbundenen Risiken jedoch nicht genügend gewürdigt wurden. Die Gremien der Projektsteuerung haben ihre Rolle damit nur ungenügend wahrgenommen. Aus Sicht der AKK ist besonderes Gewicht auf die Besetzung dieser Gremien zu legen, damit sie ihre Rolle gerade bei auftauchenden Risiken ohne Interessenkonflikte wahrnehmen können.
Der Expertenbericht wurde dem Regierungsrat bereits vor einem Jahr zur Stellungnahme zugestellt (vgl. Medienmitteilung vom 16. Juni 2023). Wie damals in Aussicht gestellt, hat die AKK daraufhin gearbeitet, dass der ganze Bericht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden kann. Der Regierungsrat hat sich dagegen entschieden. Er hat zugesichert, dass er die Erkenntnisse und Empfehlungen des Experten bei der Gestaltung des Nachfolgeprojekts «StabiLU» berücksichtigt hat.
Die AKK nimmt dies zur Kenntnis und wird im Rahmen ihrer periodischen begleitenden Kontrolltätigkeit die Entwicklung des Projekts aktiv verfolgen. Es ist ihr ein Anliegen, dass die Aufarbeitung des gescheiterten Projekts nachhaltig Wirkung zeigen kann.
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